Poniżej wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem z serwisu OZSA, w jakich celach oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Ogólnopolskie Zrzeszenie Szpitali Akredytowanych z siedzibą przy ul. Wojska Polskiego 118, 97-300 Piotrków Trybunalski, KRS 0000415471, NIP 664-21-30-434, REGON 260597226, dalej: „OZSA”.
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pocztą elektroniczną: kontakt@ozsa.pl lub listownie na adres siedziby OZSA.
Polityka dotyczy serwisu OZSA udostępnianego docelowo pod adresem ozsa.pl, w tym publicznych podstron, formularzy oraz części dostępnej po zalogowaniu.
2. Zakres przetwarzanych danych
Zakres danych zależy od sposobu korzystania z serwisu:
- formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, temat i treść wiadomości;
- deklaracja członkowska: rodzaj członkostwa, dane placówki, miejscowość i województwo, dane osoby kontaktowej, adres e-mail, opcjonalny numer telefonu komórkowego, dane osoby podpisującej i jej funkcja, dobrowolnie podane informacje dodatkowe, dokument deklaracji opatrzony podpisem elektronicznym oraz ewentualne pełnomocnictwo lub inny dokument umocowania;
- zgłoszenie na wydarzenie: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa jednostki leczniczej, funkcja w jednostce oraz dobrowolnie podane uwagi organizacyjne;
- zapytanie o ofertę: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa placówki, wybrany zakres wsparcia oraz opis potrzeb;
- rejestracja i obsługa konta: imię, nazwisko, adres e-mail, nazwa jednostki leczniczej, funkcja, województwo, opcjonalny numer telefonu komórkowego, status i rola konta oraz informacje związane z logowaniem i konfiguracją uwierzytelniania dwuskładnikowego;
- korzystanie z serwisu: adres IP, data i czas połączenia, żądany adres, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz zdarzenia niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki.
Nie przekazuj danych pacjentów. Formularze OZSA nie służą do przesyłania dokumentacji medycznej, informacji o stanie zdrowia ani innych szczególnych kategorii danych osobowych. Jeżeli ich przekazanie jest konieczne, należy wcześniej uzgodnić z OZSA bezpieczny sposób komunikacji.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Obsługa kontaktu i zgłoszeń
Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, przyjęcia i weryfikacji deklaracji członkowskiej, sprawdzenia podpisu i umocowania osoby reprezentującej podmiot, zapisu na wydarzenie albo przygotowania oferty. Podstawą jest podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy, jeżeli zgłoszenie do tego zmierza (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), albo prawnie uzasadniony interes OZSA polegający na prowadzeniu korespondencji, potwierdzeniu wiarygodności oświadczeń i realizacji działalności statutowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Konto i materiały dla zalogowanych użytkowników
Dane konta są przetwarzane w celu jego utworzenia, weryfikacji przez administratora, zapewnienia dostępu do chronionych treści, obsługi profilu oraz zabezpieczenia logowania. Podstawą jest realizacja uzgodnionych usług i działań związanych z członkostwem lub współpracą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz prawnie uzasadniony interes OZSA polegający na kontrolowaniu dostępu i ochronie zasobów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Bezpieczeństwo, obowiązki prawne i roszczenia
Dane techniczne i informacje o operacjach mogą być przetwarzane w celu zapobiegania nadużyciom, wyjaśniania incydentów, wykonywania kopii bezpieczeństwa oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli przepisy nakazują zachowanie określonych informacji, podstawą jest obowiązek prawny ciążący na OZSA (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Zgoda
Jeżeli w przyszłości OZSA poprosi o odrębną zgodę, na przykład na wysyłkę informacji marketingowych, podstawą będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę będzie można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. Serwis obecnie nie prowadzi newslettera ani profilowania marketingowego.
Zaznaczenie pola dotyczącego polityki prywatności potwierdza zapoznanie się z informacją o przetwarzaniu danych. Nie zastępuje odrębnej zgody, jeżeli taka zgoda byłaby wymagana dla dodatkowego celu.
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:
- osobom upoważnionym przez OZSA do obsługi korespondencji, wydarzeń, kont i serwisu;
- dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, kopii bezpieczeństwa oraz utrzymania i wsparcia IT, działającym na podstawie odpowiednich umów;
- podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe lub organizacyjne, jeżeli jest to niezbędne w konkretnej sprawie;
- organom publicznym, gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.
OZSA nie sprzedaje danych osobowych. Serwis nie osadza wtyczek społecznościowych śledzących użytkownika. Kliknięcie odnośnika do Facebooka powoduje przejście do zewnętrznego serwisu, który przetwarza dane na własnych zasadach.
Dane są co do zasady przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli dostawca pomocniczej usługi przetwarzałby dane poza EOG, OZSA zastosuje mechanizm wymagany przez RODO, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne.
5. Okres przechowywania
- dane z korespondencji, deklaracje członkowskie, dokumenty podpisu i umocowania oraz zapytania ofertowe są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a po przyjęciu podmiotu także przez okres członkostwa, rozliczeń i ochrony przed roszczeniami;
- dane zgłoszeń na wydarzenia są przechowywane do zakończenia organizacji i rozliczenia wydarzenia, a dłużej tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy albo możliwość dochodzenia roszczeń;
- dane konta są przechowywane przez okres jego aktywności, a po zablokowaniu lub usunięciu tak długo, jak jest to niezbędne do ochrony zasobów, rozliczenia współpracy i obsługi roszczeń;
- logi techniczne i kopie bezpieczeństwa są przechowywane przez okres wynikający z cyklu bezpieczeństwa i utrzymania serwisu, nie dłużej niż jest to potrzebne do diagnostyki, ochrony przed nadużyciami i odtworzenia danych;
- dane objęte obowiązkiem prawnym są przechowywane przez okres wskazany w odpowiednich przepisach.
Po zakończeniu właściwego okresu dane są usuwane albo anonimizowane.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
W przypadkach przewidzianych w RODO przysługuje prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
- wycofania zgody, gdy to ona jest podstawą przetwarzania.
Żądanie można przesłać na adres kontakt@ozsa.pl. Przed realizacją wniosku OZSA może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.
Jeżeli osoba uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie złożenia skargi są dostępne na stronie uodo.gov.pl.
OZSA nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
8. Bezpieczeństwo i zmiany polityki
OZSA stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru serwisu, w tym szyfrowane połączenie HTTPS, kontrolę uprawnień, akceptację kont przez administratora, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, przechowywanie deklaracji członkowskich i prywatnych materiałów poza publiczną biblioteką plików oraz kopie bezpieczeństwa.
Polityka może zostać zmieniona, gdy zmieni się sposób działania serwisu, zakres usług albo wymagania prawne. Data aktualizacji będzie każdorazowo wskazana na początku dokumentu.